Het is te kort door de bocht om te stellen, dat een gescande ‘digitale’ handtekening helemaal niet rechtsgeldig is. Alle vormen van digitale handtekeningen mogen worden toegepast in Nederland. De digitale handtekening houdt, naar het oordeel van de rechter, in deze zaak ECLI:NL:RBAMS:2022:793 echter geen stand. Dit is een uiterst belangrijke en ingewikkelde nuance. Dat je een digitale handtekening mag zetten, betekent niet, dat deze altijd dezelfde uitwerking heeft. Dat hangt af van het betrouwbaarheidsniveau van de handtekening en de omstandigheden. Dit leggen we verderop kort uit.

Hoe weet een medewerker welk niveau nu passend is als hij of zij iets wil ondertekenen? Het is belangrijk om een duidelijk bedrijfsbeleid te hebben en medewerkers goed te informeren? De voorlichting over de voordelen van digitaal gemak met de ondertekening moeten hand in hand gaan met uitleg over de risico’s. Zo voorkom je dat een contract of overeenkomst teniet wordt gedaan, omdat de handtekening geen stand houdt.

Opletten bij overgang papier naar digitaal

Bij de overgang van een natte handtekening op papier naar een digitale ondertekening rijst vaak de vraag: geeft deze dezelfde zekerheid en rechtsgevolg?

Als je hier geen twijfel over wilt hebben, kies dan voor een gekwalificeerdeelektronische handtekening. Deze is qua rechtsgevolg sowieso gelijkgesteld aan de ‘natte’ handtekening. Daarbij geldt dat de feitelijke bewijsbaarheid van de elektronische handtekening eigenlijk zelfs beter is in elektronische vorm dan op papier. Een ‘natte’ handtekening is bijvoorbeeld eenvoudig te vervalsen.

Kies voor zekerheid of blijf bij papier

Kies bij belangrijke documenten altijd voor een hoge mate van zekerheid van de ondertekening. De gekwalificeerde elektronische handtekening biedt dit en is steeds eenvoudiger toe te passen door technologische vooruitgang. Als je als alternatief kiest voor de geavanceerde elektronische handtekening, let dan goed op het verzamelen van voldoende bewijslast.

Ben je nog niet toe aan online ondertekensoftware en hanteer je nu printen-tekenen-scannen-mailen? Bewaar dan altijd -dit geldt voor beide partijen- de origineel getekende papieren stukken!

bron